จัดงานอีเว้นท์อย่างมืออาชีพ-ออแกไนซ์จัดงาน-ออกแบบโครงสร้างบูธ-ผลิตบูธ
1.ค้นหาทุกคำตอบในการจัดงาน ด้วยคำว่า “ทำไม”คำถามที่ดีมักนำไปสู่คำตอบและผลลัพธ์ที่ดีเสมอ การจัดอีเว้นท์ ก็เช่นกัน คุณต้องถามตัวเองก่อน และต้องรู้ให้ได้ตั้งแต่เริ่มแรกว่า “ทำไมถึงจัดงานอีเว้นท์นี้ขึ้นมา? ” “งานอีเว้นท์นี้มีคุณค่ากับกลุ่มสตาร์ทอัพอย่างไร ” หรือ “อะไรคือเป้าหมาย (Goal) ที่คุณต้องการบรรลุจากการจัดงาน?” นอกจากคำถามที่เราได้ยกตัวอย่างไปแล้ว ยังมีคำถามอีกร้อยแปดพันประการที่คุณสามารถหยิบขึ้นมาเป็นโจทย์เพื่อหาคำตอบ หากยิ่งถามได้ตรงจุดมากเท่าไหร่ การเตรียมงานช่วง Pre Event จะยิ่งมีความพร้อมและสามารถสร้างระบบบริหารจัดการงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
2.ร่างภาพของคนมาร่วมงานให้ออก”จิตนาการสำคัญกว่าความรู้” ยังเป็นแนวคิดคลาสสิคที่ใช้ได้เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับขั้นตอนนี้ที่เหล่าสตาร์ทอัพต้องจินตนาการภาพของกลุ่มคนที่มางานของคุณให้ขาด ยิ่งร่างภาพได้ชัดเจนเห็นออกมาเป็นกลุ่มคน หรือยิ่งเจาะลึกลงไปถึงเพศและระดับขั้นของการใช้ชีวิตได้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งได้ข้อมูลที่ชัดมากสำหรับนำไปสร้างเนื้อหา คอนเทนต์ หรือสร้างพรีเซนเทชั่นที่จับใจคนมาร่วมงานได้มากที่สุดหากใครยังไม่สามารถจินตนาการได้ตามกระบวนการที่เราบอกทริคง่าย ๆ ที่เราอยากแนะนำก็คือ คุณอาจจะเก็บข้อมูลภาพร่างคร่าวๆ เหล่านี้ได้จากฐานรายชื่อผู้เข้าร่วมงาน จากเมลล์ลิสต์ตอบรับร่วมงานหรือเก็บข้อมูลจากช่องทางโซเซียลมีเดียที่ใช้ประชาสัมพันธ์งานออกไป
3.คำนวนเป้าหมายการใช้เงิน (Cash Goal) ให้รัดกุมเป็นเรื่องที่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่างานอีเว้นท์ส่วนใหญ่ไม่ใช่งานสาธารณกุศล เป็นไปได้คงไม่มีผู้จัดคนไหนอยากแร่เนื้อเถือหนังได้ตัวเองขาดทุนแน่ ๆ ถ้าไม่อยากขาดทุนก็ต้องสร้างเป้าหมายในการสร้างเงินหรือ”Cash Goal” ให้เคลียร์เสียก่อนแต่เนิ่น ๆ เป้าหมายการเงินที่คุณควรเซ็ตลิสต์ไว้แบบพื้นฐาน อย่างเช่น งานอีเว้นท์นี้ สามารถสร้างเงินได้เท่าไหร่ จุดคุ้มทุนที่เหมาะสมอยู่ตรงไหนหรือทั้งหมดทั้งมวลในการจัดงานมีค่าใช้จ่ายที่ต้องลงแรงไปก่อนเท่าไหร่หากหาบทสรุปของ Cash Goal ได้ชัดเจนแล้วคุณก็สามารถนำตัวเลขนี้ไปรวมกับค่าบัตร หรือนำไปใช้ระดมทุนกับสปอนเซอร์ให้คุ้มแบบที่คุณไม่ต้องเจ็บตัวได้นั่นเอง
4.ดูปฏิทินเพื่อคำนวณวันจัดงานที่ดีที่สุดการเลือกวันจัดงานก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่น่าปวดหัวสำหรับคนจัดงานอีเวนท์ทุกรูปแบบ เทคนิคการเลือกวันจัดงานที่ดีที่สุด เรียบง่ายที่สุดที่เราอยากแนะนำก็คือ จินตนาการเอาเลยจากกลุ่มคนที่มาร่วมงาน ว่าคนเหล่านั้นน่าจะมีช่วงเวลาสะดวกมาร่วมงานวันไหน นอกจากวันที่สะดวกแล้วก็ยังต้องคิดในทางตรงกันข้ามด้วยว่าวันไหนคนกลุ่มนั้นไม่น่าจะสะดวกมาร่วมงาน ถ้ารู้ก็ควรหลีกเลี่ยงการจัดงานวันนั้นซะในส่วนของผู้จัดงานเองก็ควรดูและเลือกวันที่คุณสามารถมีเวลาว่างจัดการกับงานได้อย่างเต็มรูปแบบถ้าทำได้ตามนี้รับรองเอาคนมาร่วมงานได้อยู่หมัดแน่นอน
5.จ้างมืออาชีพมาช่วยงานบ้างก็ไดไม่ต้องทำเองทั้งหมดอย่างที่บอกไปว่าสตาร์อัพส่วนใหญ่มักจะทำอีเว้นท์เองแทบจะทุกกระบวนการ หลายครั้งหลายคราต้องเผชิญกับสถานการณ์ไม่คาดฝันที่เกิดขึ้น ถ้าแก้ไขได้ก็ดี แต่ถ้าแก้ไม่ได้พังดังนั้น ถ้าไม่เหลือบ่ากว่าแรงหรือพอมีงบประมาณเหลือวิธีการที่ดีที่สุดก็คือการจ้างมืออาชีพด้านการจัดอีเว้นท์แพลนเนอร์เก่ง ๆมันมีค่าดั่งทองเลยประสบการณ์ของเขาจะช่วยให้การทำงานของคุณราบรื่น ลดปัญหาที่จะเกิดขึ้นหน้างาน หรือหากเกิดปัญหาก็สามารถจำกัดวงความเสียหายไม่ให้ลุกลามเลยเถิดจนงานต้องพัง ถือเป็นการรักษาต้นทุนด้านโอกาสที่คุณจะไม่ต้องเสียไปกับการเรียนรู้ด้านการทำอีเว้นท์ตั้งแต่เริ่มต้น
การจัดแสดงงานอีเว้นท์ หรือ งานนิทรรศการที่เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การตลาดยอดฮิตตลอดกาล ไม่ว่าจะเป็นบริษัทสตาร์ทอัพ และ บริษัทขนาดเล็กอย่าง SMEs ที่เพิ่มขึ้นอย่างมากในปี 2560 ก็เริ่มมองหาช่องทางการตลาดในการเข้าถึงผู้บริโภคได้มากที่สุดเพื่อสร้างความจดจำของแบรนด์ และ เพื่อให้ลูกค้าได้ทำความรู้จักกับสินค้าของเราได้ง่ายมากกว่าการเข้าถึงช่องทางออนไลน์เพียงอย่างเดียว เพื่อเพิ่มช่องทางการขาย และ สำรวจความต้องการของลูกค้าใหม่ๆ สำหรับบทความนี้เรานำ 4 ขั้นตอนในการเตรียมตัวจัดงานอีเว้นท์ และ งานจัดแสดงสินค้ามาให้กับผู้ประกอบการมือใหม่มาฝาก
1. เตรียมงบประมาณ และ สำรวจสถานที่
ก่อนจัดงานอีเว้นท์ หรือ งานแสดงสินค้านั้น การเตรียมงบประมาณไว้อย่างถี่ถ้วนเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินงบส่วนนี้ และ อย่าลืมสำรวจสถานที่การจัดงานแสดงสินค้าของคุณทั้งเรื่องความสะดวก ความปลอดภัย และ การใช้ไฟฟ้าของสถานที่นั้นๆ เพราะหากคุณไม่สามารถใช้อินเตอร์เน็ต หรือ เสียปลั๊กทำอย่างอื่นได้ นั่นอาจจะเป็นปัญหาภายหลัง ฉะนั้นอย่าลืมอ่านสัญญาการเช่าอย่างละเอียด
2. ลิสต์ชื่อแขกสำคัญ หรือ คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และ สื่อมวลชน
งานอีเว้นท์ และ งานจัดแสดงสินค้านั้นเป็นการได้รู้จักบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอีกหลายคนอย่างมากมาย ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพราะฉะนั้นอย่าลืมลิสต์ชื่อต่างๆ ลงบนแพลนเนอร์ของคุณ หากคุณต้องการเรียกสื่อมวลชนมางานของคุณเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ควรเตรียมหนังสือเชิญสื่อมวลชนต่างๆไว้ให้เรียบร้อย
3. ออกแบบสถานที่ และ เลือกอุปกรณ์ตกแต่งงานของคุณ
เมื่อคุณตั้งงบประมาณ พร้อม ลิสต์จำนวนแขกเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนที่เราจะมาออกแบบงานให้เข้ากับแบรนด์ หรือ สิ่งที่คุณต้องการนำเสนอในงานอาจเป็นการ แนะนำบริษัทของคุณ หรือ การแนะนำสินค้าตัวใหม่ ให้ร่างคอนเซ็ปต์ออกมาในกระดาษ จากนั้นเริ่มหาอุกรณ์ต่างๆที่คุณต้องการ เพื่อให้ได้ราคาถูกที่สุด คุณสามารถต่อรองหรือแลกเปลี่ยนข้อเสนอกับทางผู้เสนอขายได้ เพราะหากคุณไม่ต้องการให้งบคุณเกินแต่ต้องการเพิ่มประสิทธฺภาพในงานละก็ ต้องลองเคล็ดลับนี้ดู
4. ประชาสัมพันธ์เพิ่มเติมสื่อออนไลน์ และ สื่อสิ่งพิมพ์ภายในงาน
การใช้สื่อมวลชนเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์หลักอาจไม่เพียงพอ เพราะฉะนั้นอย่าลืมประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานคุณเพิ่มเติมหน้าเพจเฟสบุ๊ค หรือ การสร้างกิจกรรมกับลูกเพจของคุณ ณ วันงาน ทั้งนี้เพื่อให้แขกผู้เข้างานได้รู้กิจกรรมภายในงานและจดจำคุณได้ดีมากยิ่งขึ้น อย่าลืมบอกเล่าประวัติของคุณ หรือ รายละเอียดต่างๆ ภายในงานลงบนแผ่นพับ หรือ ใบปลิว เพื่อวางไว้ที่ประตูทางเข้างาน เพื่อเป็นการแนะนำตัวคุณเพื่อสร้างความสัมพันธ์กับผู้ทรงคุณวุติ และสิ่งที่คุณขาดไม่ได้นั่นก็คือ นามบัตร!
รายละเอียดเพิ่มเติม http://www.จัดบูธแสดงสินค้า.com
ติดต่อสอบถาม
ให้เช่าอุปกรณ์จัดงาน รับจัดเลี้ยง 